Politique de confidentialité

1. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent de la façon dont vous interagissez avec FEJ Canada.

Nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants :

Renseignements de contact et d’identification, notamment :

• Prénom et nom de famille
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse postale
• Ville, province et code postal
• Tout autre renseignement identificatoire que vous fournissez volontairement

Renseignements relatifs aux dons, notamment :

• Montant du don
• Date du don
• Historique des dons
• Désignation ou objet du don
• Renseignements requis pour accuser réception d’un don ou émettre un reçu, le cas échéant
• Préférences de communication
• Renseignements accompagnant un don ou un message du donateur

Renseignements relatifs aux tirages et aux billets, notamment :

• Nom de l’acheteur
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse postale ou résidentielle, si requise
• Nombre et type de billets achetés
• Montant de la transaction
• Numéro de billet ou de participation
• Renseignements nécessaires pour vérifier l’admissibilité
• Renseignements requis pour contacter et vérifier un gagnant potentiel

Renseignements techniques et relatifs au site Web, pouvant inclure :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Type d’appareil
• Système d’exploitation
• Emplacement géographique approximatif
• Date et heure des visites
• Pages consultées
• Site Web de provenance
• Interactions sur le site Web
• Identifiants de témoins (cookies) et technologies similaires

Renseignements soumis directement, y compris ceux fournis par le biais de :

• Formulaires de contact
• Formulaires d’inscription
• Formulaires de don
• Abonnements à l’infolettre
• Inscriptions à des événements
• Sondages
• Demandes de bénévolat
• Demandes relatives aux programmes
• Courriel
• Téléphone
• Autres communications avec FEJ Canada

Nous cherchons à ne recueillir que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

2. Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements :

• Directement auprès de vous;
• Par le biais de formulaires sur notre site Web;
• Lorsque vous faites un don;
• Lorsque vous achetez un billet de tirage;
• Lorsque vous vous inscrivez à un événement, une activité ou un programme;
• Lorsque vous vous abonnez à nos communications;
• Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, téléphone ou autre moyen;
• Automatiquement par le biais de témoins (cookies), de technologies d’analyse et de journaux de serveur; et
• Par l’intermédiaire de fournisseurs de services agissant en notre nom, y compris notre processeur de paiement.

Lorsque requis, nous expliquerons les fins de la collecte et obtiendrons le consentement approprié.

3. Pourquoi nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

FEJ Canada peut utiliser les renseignements personnels pour :

• Traiter et administrer les dons;
• Tenir des dossiers de donateurs;
• Fournir des accusés de réception ou des reçus de dons, le cas échéant;
• Traiter les achats de billets de tirage;
• Administrer les tirages;
• Vérifier l’admissibilité aux tirages;
• Contacter les gagnants des tirages;
• Répondre aux questions et aux demandes;
• Administrer les programmes, événements et activités;
• Gérer les inscriptions;
• Communiquer avec les donateurs, sympathisants et participants;
• Envoyer des infolettres, des renseignements de collecte de fonds et d’autres communications lorsque permis;
• Maintenir et améliorer notre site Web;
• Comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web;
• Détecter et prévenir la fraude ou l’utilisation abusive;
• Tenir des dossiers financiers et administratifs appropriés;
• Respecter les obligations réglementaires, comptables, fiscales et légales;
• Protéger FEJ Canada, ses utilisateurs et le public; et
• Réaliser d’autres fins qui vous sont communiquées au moment de la collecte des renseignements.

Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à une fin substantiellement différente sans obtenir un consentement additionnel lorsque la loi l’exige.

4. Dons et paiements par l’intermédiaire de Square

FEJ Canada utilise Square pour traiter certains paiements en ligne, y compris les dons et/ou les achats de billets de tirage.

Lorsqu’un paiement est effectué par l’intermédiaire de Square, les renseignements de paiement sont transmis à Square et traités par celle-ci conformément à ses propres modalités et pratiques de confidentialité.

FEJ Canada n’a pas l’intention de recueillir ou de conserver les numéros complets de cartes de crédit ou de débit, ni les codes de sécurité des cartes, sur son propre site Web ou ses propres systèmes lorsque les paiements sont traités par Square.

Square peut recevoir des renseignements associés à une transaction, y compris les détails de la transaction, les renseignements de contact, les renseignements sur l’appareil et les renseignements de paiement. L’avis de confidentialité destiné aux consommateurs canadiens de Square confirme qu’elle peut traiter les renseignements de transaction, les renseignements de contact, les adresses IP et les renseignements connexes lorsque les consommateurs effectuent des paiements au moyen de ses services.

Le traitement des renseignements par Square est régi par les avis de confidentialité et modalités applicables de Square.

5. Google Analytics et témoins (cookies)

FEJ Canada utilise Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web et pour nous aider à améliorer sa performance, son contenu et sa convivialité.

Selon notre configuration de Google Analytics et vos choix en matière de confidentialité, Google Analytics peut recueillir des renseignements tels que :

• Pages consultées;
• Renseignements de session;
• Renseignements sur le navigateur et l’appareil;
• Emplacement géographique approximatif;
• Interactions sur le site Web; et
• Un identifiant d’appareil ou de navigateur.

Google indique que son implémentation standard d’Analytics recueille des statistiques d’utilisateurs et de sessions, la géolocalisation approximative et des renseignements sur le navigateur et l’appareil, et peut utiliser un témoin propriétaire _ga pour distinguer les utilisateurs et les sessions.

Choix relatifs aux témoins

Lorsque requis, les témoins et technologies non essentiels qui identifient, localisent ou dressent le profil des visiteurs ne seront pas activés avant que le visiteur n’ait reçu un choix approprié.

Vous pourriez être en mesure de :

• Accepter tous les témoins;
• Refuser les témoins non essentiels;
• Sélectionner les catégories de témoins que vous souhaitez autoriser; ou
• Modifier vos préférences par le biais de nos paramètres de témoins.

La désactivation de certains témoins peut affecter certaines fonctionnalités du site Web.

Point d’implémentation important : la bannière de témoins de FEJ Canada doit être configurée de manière à empêcher l’activation automatique des fonctions d’analyse ou de profilage non essentielles. Les directives du régulateur québécois en matière de protection des renseignements personnels préconisent spécifiquement de permettre aux utilisateurs d’activer ces fonctions plutôt que de les activer par défaut.

6. Communications et listes d’envoi

Si vous vous abonnez aux communications de FEJ Canada ou fournissez autrement un consentement approprié, nous pouvons vous envoyer :

• Des nouvelles et mises à jour organisationnelles;
• Des renseignements sur les programmes et événements;
• Des campagnes de collecte de fonds;
• Des annonces de tirages; et
• D’autres renseignements relatifs aux activités de FEJ Canada.

Vous pouvez vous désabonner des communications de marketing électronique au moyen du mécanisme de désabonnement inclus dans ces communications ou en communiquant avec nous.

Des communications administratives relatives à un don, une transaction, une participation à un tirage, une inscription ou une demande existants peuvent tout de même être envoyées lorsque nécessaire.

7. Qui peut accéder à vos renseignements

L’accès aux renseignements personnels au sein de FEJ Canada est limité aux personnes qui en ont raisonnablement besoin pour exercer leurs fonctions.

Selon les renseignements et la fin visée, cela peut inclure :

• Les employés autorisés;
• Les dirigeants et administrateurs;
• Les bénévoles autorisés;
• Le personnel de collecte de fonds ou administratif;
• Les personnes responsables de la comptabilité et de l’administration financière; et
• Les personnes responsables de l’administration des programmes, événements ou tirages.

Nous attendons des personnes ayant accès aux renseignements personnels qu’elles en protègent la confidentialité.

8. Fournisseurs de services et communication de renseignements

FEJ Canada peut fournir des renseignements personnels à des fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire pour qu’ils puissent exécuter des services en notre nom.

Cela peut inclure :

• Square et d’autres fournisseurs de traitement de paiements;
• Les fournisseurs d’hébergement de site Web;
• Les fournisseurs de services Web et informatiques;
• Les plateformes de courriel et de communication;
• Google Analytics et les fournisseurs de technologies connexes;
• Les fournisseurs de bases de données et de stockage infonuagique;
• Les fournisseurs de services comptables ou de tenue de livres;
• Les conseillers professionnels;
• Les fournisseurs de gestion de tirages ou de tirages électroniques, le cas échéant; et
• D’autres fournisseurs nécessaires à l’exploitation de notre organisation ou de notre site Web.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou l’autorise, y compris aux organismes de réglementation, aux autorités chargées de l’application de la loi, aux tribunaux ou aux organismes gouvernementaux.

FEJ Canada ne vend pas les renseignements personnels de ses donateurs ni ses listes de donateurs.

9. Renseignements traités à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs de services de FEJ Canada peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Cela peut inclure des fournisseurs de :

• Traitement des paiements;
• Hébergement infonuagique;
• Analytique;
• Courriel;
• Services de site Web; et
• Autre infrastructure technologique.

Le cas échéant, les renseignements personnels traités à l’extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois de la juridiction où ils sont traités.

La loi québécoise exige qu’une organisation procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une organisation à l’extérieur du Québec le mandat de les recueillir, de les utiliser, de les communiquer ou de les conserver en son nom.

FEJ Canada prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les fournisseurs de services traitant des renseignements personnels offrent un niveau de protection adéquat.

10. Tirages

FEJ Canada peut occasionnellement organiser des tirages de collecte de fonds conformément aux lois et permis applicables.

Lorsque vous achetez un billet de tirage, nous pouvons recueillir les renseignements nécessaires pour :

• Compléter la transaction;
• Vérifier l’admissibilité;
• Créer et tenir une participation;
• Administrer le tirage;
• Sélectionner et vérifier un gagnant;
• Contacter un gagnant;
• Remettre un prix;
• Tenir les dossiers exigés par les autorités réglementaires; et
• Se conformer aux exigences applicables en matière de loteries et de jeux.

Chaque tirage peut être régi par un règlement officiel distinct contenant des renseignements additionnels sur l’admissibilité, l’achat de billets, les prix, les tirages et la vérification des gagnants.

Les renseignements personnels recueillis pour un tirage ne seront pas automatiquement utilisés à des fins de marketing sans lien avec celui-ci, à moins que la loi ne le permette ou que vous ne fournissiez le consentement requis.

11. Confidentialité des donateurs

FEJ Canada respecte la vie privée de ses donateurs.

Nous n’identifierons pas publiquement un donateur du seul fait qu’il a fait un don, sauf si :

• Le donateur a consenti à être reconnu;
• La reconnaissance a été clairement divulguée dans le cadre d’une initiative de collecte de fonds; ou
• La divulgation est autrement autorisée ou exigée par la loi.

Les donateurs peuvent demander l’anonymat dans le matériel public de reconnaissance des donateurs lorsque FEJ Canada offre une telle reconnaissance.

12. Conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps raisonnablement nécessaire pour :

• Réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis;
• Administrer notre relation avec la personne concernée;
• Tenir les dossiers comptables, fiscaux et organisationnels requis;
• Satisfaire aux exigences de tenue de dossiers relatives aux tirages et à la réglementation;
• Résoudre des différends; et
• Respecter nos obligations légales.

Différentes catégories de renseignements peuvent avoir différentes périodes de conservation.

Lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet.

FEJ Canada doit tenir un calendrier interne distinct de conservation et de destruction identifiant la période de conservation applicable aux dossiers de donateurs, aux dossiers de tirages, aux soumissions du site Web, aux renseignements analytiques, aux dossiers comptables et aux autres catégories de renseignements personnels.

13. Sécurité

FEJ Canada utilise des mesures de sauvegarde administratives, organisationnelles et techniques raisonnables, appropriées à la sensibilité des renseignements sous notre contrôle.

Ces mesures peuvent inclure :

• Un accès restreint aux systèmes et aux dossiers;
• Des contrôles de mots de passe et de comptes;
• Un hébergement sécurisé;
• Le chiffrement, le cas échéant;
• Un traitement sécurisé des paiements;
• Des mises à jour logicielles et de sécurité;
• Des contrôles d’accès;
• Des sauvegardes;
• Des pratiques de confidentialité pour le personnel et les bénévoles; et
• La destruction sécuritaire des dossiers.

Aucun site Web, transmission électronique ou système de stockage ne peut être garanti comme étant entièrement sécuritaire.

Les organisations québécoises sont tenues de mettre en place des mesures de sauvegarde appropriées aux renseignements qu’elles détiennent et de répondre aux incidents de confidentialité.

14. Incidents de confidentialité

Si FEJ Canada prend connaissance d’un incident de confidentialité, nous évaluerons l’incident et prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et prévenir des incidents similaires.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, FEJ Canada procédera aux notifications exigées par la loi applicable.

FEJ Canada tiendra également un registre des incidents de confidentialité lorsque requis.

15. Vos droits en matière de confidentialité

Sous réserve de la loi applicable, vous pourriez avoir le droit de :

• Demander si FEJ Canada détient des renseignements personnels à votre sujet;
• Demander l’accès à vos renseignements personnels;
• Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• Demander la mise à jour de certains renseignements;
• Retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• Poser des questions sur la façon dont les renseignements sont recueillis, utilisés ou communiqués;
• Demander des renseignements sur les personnes ou catégories de personnes ayant accès à vos renseignements;
• Demander des renseignements sur la période de conservation des renseignements;
• Déposer une plainte en matière de confidentialité; et
• Exercer d’autres droits prévus par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

La loi québécoise prévoit expressément des droits d’accès et de rectification et exige que les organisations informent les personnes de leur capacité à retirer leur consentement à certaines utilisations ou communications.

Certains droits sont assujettis à des exceptions légales.

Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de répondre à une demande relative à la confidentialité.

16. Retrait du consentement

Lorsque FEJ Canada s’appuie sur votre consentement, vous pouvez le retirer, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

Le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir certains services. Par exemple, nous pourrions exiger certains renseignements identificatoires pour administrer un don, émettre un reçu applicable, enregistrer une participation à un tirage ou remettre un prix.

Le retrait du consentement n’affecte pas les utilisations ou communications qui étaient licites avant ce retrait.

17. Enfants et mineurs

Notre site Web n’est pas destiné à recueillir inutilement des renseignements personnels auprès d’enfants.

La loi québécoise prévoit des exigences de consentement additionnelles concernant les renseignements personnels recueillis auprès de mineurs de moins de 14 ans.

La participation aux tirages est également assujettie aux exigences d’âge et d’admissibilité établies dans le règlement officiel du tirage applicable.

18. Sites Web de tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web ou services de tiers.

FEJ Canada n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de tiers indépendants. Nous vous recommandons de consulter les politiques de confidentialité de ces sites Web avant de fournir des renseignements personnels.

19. Modifications à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter des changements à :

• Nos activités;
• Notre site Web;
• Nos fournisseurs de services;
• Nos pratiques de gestion des renseignements; ou
• Les exigences légales applicables.

La version actuelle sera affichée sur notre site Web avec la date de la mise à jour la plus récente.

Lorsque la loi l’exige, nous fournirons un avis approprié des changements importants.

20. Responsable de la protection des renseignements personnels et coordonnées

En vertu de la loi québécoise, la personne ayant la plus haute autorité au sein d’une organisation est responsable de la protection des renseignements personnels, à moins que cette fonction n’ait été déléguée par écrit.

Les questions, demandes ou plaintes concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement des renseignements personnels par FEJ Canada peuvent être adressées à :

Responsable de la protection des renseignements personnels
FEJ Canada
Gina Ferrus
5050 chemin de la Côte-Saint-Luc
Montréal (Québec) H3W 2H1
Courriel : info@fej-canada.ca
Téléphone : [TÉLÉPHONE]